Выбираем бухобслуживание: сотрудник или аутсорсинг
Современному бизнесу не обойтись без организованной бухгалтерии. Неважно, крупная ли это компания с большим штатом или предприниматель без сотрудников — всем нужно считать налоги и взносы, вовремя их уплачивать и подавать отчетность.
Делегировать работу с учетом можно штатному сотруднику или аутсорсинговой компании. Первый вариант привычнее. Удобно, когда бухгалтерия находится «под рукой» — можно лично контролировать исполнение процессов. Штатный сотрудник всегда на виду, хорошо знает правила и принципы коллектива, может быстро среагировать на внезапный запрос или дополнительную задачу.
⚠ Но в последнее время многие компании выбирают аутсорсинг. Главная причина — так выгоднее. И вот почему.
➡ Экономия на расходах. Аутсорсинговой компании не нужно выделять отдельное помещение, оснащать рабочее место техникой, ПО и канцелярией — у специалистов уже есть все, что нужно. Не придется уплачивать взносы за сотрудников, начислять больничные и отпускные.
При сотрудничестве с аутсорсером вы платите только за реальный объем работы, например, количество операций или показатели. Можно передать компании только часть операций, а с тем, что попроще, работать самостоятельно — так выйдет еще дешевле. Штатному сотруднику нужно оплачивать полный рабочий день при любой загруженности.
➡ Качество. Компания-аутсорсер оказывает услуги по договору, согласно которому обязана выполнять работу:
- в надлежащем качестве;
- без ошибок в отчетности и расчетах;
- точно в оговоренные сроки.
Если бизнесу доначислят какие-то платежи или выпишут штраф по вине аутсорсера, компания компенсирует эти расходы в полной мере. Штатного сотрудника сложнее привлечь к материальной ответственности за ошибки.
От качества работы с учетом зависит репутация аутсорсера. Специалисты таких компаний своевременно проходят курсы повышения квалификации и проводят регулярные внутренние проверки.
➡ Опыт. Аутсорсинговые компании годами ведут нескольких клиентов из разных отраслей. У них накоплена большая база знаний, которые используются для повышения качества и продуктивности. Столкнувшись со специфическим вопросом, им не нужно искать новые подходы или тратить время на изучение нюансов — скорее всего, регламент по решению такой проблемы уже есть.
➡ Бесперебойная работа. Работодатель должен обеспечить штатных работников больничными и отпусками, а в отдельных случаях — незапланированными отгулами. Хорошо, когда сотрудника может вовремя заменить другой квалифицированный специалист. Если нет, есть риск опоздать с отчетностью или допустить критические ошибки, которые приведут к штрафам.
Такие же проблемы могут возникнуть при увольнении сотрудника. Часто ошибки выявляются не сразу, а через время, когда бухгалтер уже не работает, и отвечать за его нарушения придется бизнесу.
Аутсорсинговая компания работает бесперебойно. В команде всегда есть специалисты, которые заменят друг друга в случае отпуска, больничного или форс-мажора.
Как и в любом деле, у аутсорсинга тоже есть свои минусы. Специалисты могут долго реагировать на какие-то вопросы или просьбы клиента из-за удаленной коммуникации или отказываться от дополнительной нагрузки, не предусмотренной договором. Но чаще всего минусы появляются там, где ожидания клиента не совпали с реальностью.
Чтобы такого не произошло, нужно обговорить все детали на берегу и предусмотреть их в соглашении. Например, договориться о совместном доступе к базе, чтобы клиент мог контролировать ход работы. Обозначить время для решения любых рабочих вопросов, чтобы специалист всегда был на связи и реагировал оперативно.
✅ При грамотном подходе вы выстроите комфортный формат взаимодействия с аутсорсером и сильно сэкономите на ведении бухгалтерии.
