Бухгалтерский аутсорсинг: плюсы и минусы
При выборе любой услуги важно взвесить все за и против — и бухгалтерский аутсорсинг не исключение. Предварительный анализ поможет выбрать подходящих специалистов и избежать множества рисков.
Какие плюсы в том, чтобы передать бухгалтерию на аутсорсинг:
- Экономия. Аутсорсинговой компании не нужно обустраивать рабочее место, обеспечивать его техникой и канцелярией. Бизнес не платит за аутсорсера налоги и взносы, не отправляет его на курсы повышения квалификации. Кроме того, специалисты анализируют показатели бизнеса и могут подсказать методы легальной оптимизации налогов.
- Меньше ошибок в учете и отчетности. В штатной бухгалтерии все ошибки сотрудники выявляют и исправляют самостоятельно. При этом важно учитывать регулярные изменения в законодательстве — бухгалтерские стандарты постоянно меняются и дополняются. То есть, штатные специалисты должны постоянно учиться и держать руку на пульсе всех изменений, но даже это не исключает человеческого фактора. Аутсорсинговые фирмы используют специализированные учетные программы и системы внутреннего контроля, чтобы свести ошибки к минимуму.
- Расширенный функционал. Чем больше и сложнее структура бизнеса, тем тяжелее бухгалтеру справляться в одиночку. Задачи по ведению учета придется распределить между разными сотрудниками. Некоторые из них могут не знать всех нюансов работы с бухгалтерией и отчетностью. На аутсорсинге вместо штата бизнес получает команду квалифицированных специалистов, среди которых не только бухгалтеры, но также юристы, кадровики и другие профессионалы, которые помогут разобраться в нюансах и предложат дополнительные услуги, если это потребуется.
- Опыт. Аутсорсинговые компании, как правило, работают с разными сферами бизнеса и ведут несколько компаний на протяжении нескольких лет. Большинство процессов автоматизировано и задокументировано. Если бизнес впервые столкнулся со сложным вопросом, аутсорсеры, скорее всего, уже с ним знакомы — а значит, решат проблему оперативно.
- Ответственность за ошибки. Если штатный специалист подаст отчетность с нарушениями или ошибется в учете, расплачиваться придется бизнесу. Конечно, он может уволить бухгалтера, но добиться от него какой-то компенсации на деле будет сложно. Аутсорсинговые компании берут всю ответственность за ошибки на себя и возместят ущерб, если он произойдет по их вине.
- Конфиденциальность. Аутсорсинг — это услуга, которую оказывают по договору. В соглашении можно предусмотреть пункт о конфиденциальности и прописать, какие сведения разглашать нельзя. Штатный же сотрудник может уволиться и передать важную информацию новому работодателю или другим заинтересованным лицам.
- Бесперебойная работа. Аутсорсинговая компания не уходит в отпуск или на больничный. Учет клиента ведет команда, и в случае форс-мажора любого специалиста может заменить другой человек. Работа с учетом ведется беспрерывно 24/7.
- Но в аутсорсинге также есть свои риски. Ключевой — выбрать не ту компанию. Во-первых, ее сотрудники могут не знать специфики бизнеса клиента, а это приведет к ошибкам в учете. Во-вторых, не в каждой аутсорсинговой фирме работают высококвалифицированные специалисты. Итог тут такой же — бизнес рискует получить штраф или проверки от налоговой из-за ошибок.
⚠ Чтобы себя обезопасить, к выбору аутсорсинговой компании нужно подойти ответственно:
✅ Проверить квалификацию команды — запросить документы об образовании, резюме, сертификаты о курсах повышения квалификации.
✅ Обсудить специфику сферы и узнать о смежном или релевантном опыте.
✅ Внимательно прочесть договор — там нужно предусмотреть все пункты, которые в дальнейшем помогут избежать недопонимания и споров.
Вот минимальный перечень, который нужно прописать в соглашении:
- полный ряд услуг, которые компания будет оказывать в рамках работы с бухгалтерией: ведение бухгалтерского, налогового, кадрового учета, сдача отчетности и т.д.
- финансовая ответственность за ошибки и нарушения в работе с учетом и отчетностью
- сохранение конфиденциальных сведений
- информирование клиента обо всех изменениях в законодательстве
В любой договор можно добавить и другие пункты — тут важно учитывать отрасль и индивидуальные особенности бизнеса.
